IPSA World Congress and Events Assistant

World Congress and Events Assistant

Location: Montréal, Canada

Type: Full-time (35 hours per week), October 2025 – September 2027 (possibility of renewal)

About IPSA

The International Political Science Association (IPSA) is an international non-governmental organization founded in 1949 under the auspices of UNESCO. With members from all over the world, IPSA advances the global development of political science, promotes academic collaboration, and supports activities that strengthen the discipline worldwide. IPSA organizes a biennial World Congress of Political Science, academic conferences, workshops, summer schools, and provides resources and services to scholars at all career stages.

Position Overview

The IPSA Secretariat is seeking a motivated, detail-oriented World Congress and Events Assistant to join its Montréal-based team. The successful candidate will support the planning and delivery of IPSA's World Congress of Political Science and other events. The role involves effectively communicating with participants and partners as well as assisting with event logistics. It offers an excellent opportunity to gain experience in international event management while contributing to high-level academic initiatives.

Key Responsibilities

• Provide administrative and logistical support for the organization of the IPSA World Congress and other IPSA events.
• Manage communications with event participants, including responding to inquiries and preparing official documents (e.g., invitation and participation letters, certificates).
• Assist with updates to event websites, registration systems, and participant databases.
• Support event registration processes, including participant documentation, payments, refund requests and cancellations.
• Contribute to the administration of travel grants, awards, and special event programs.
• Assist in the preparation of event materials such as delegate badges, participant lists, and information packages.
• Support the collection and reporting of participant feedback through surveys and event evaluations.
• Collaborate with IPSA staff, local partners, and service providers to ensure smooth event delivery.

Qualifications

• Bilingual in French and English with excellent written and verbal communication skills (other languages are an asset)
• Post-secondary diploma (DEC or BAC) in a relevant discipline (event management, communications, political science, or related fields)
• Minimum of two years of professional experience in event organization, project coordination, or administration
• High level of proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) and Google Suite
• Familiarity with digital tools and databases; comfort with adopting new technologies
• Experience with website updates or online registration systems (an asset)
• Excellent organizational, communication, and interpersonal skills
• Attention to detail and ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment
• Ability to carry out job responsibilities with minimal supervision while knowing when to escalate and seek supervisory assistance

What we offer

• A stimulating role within an international organization, ideal for those who thrive in fast-paced settings and enjoy active, productive days
• A supportive work environment with a close-knit, dedicated team
• Opportunities for independence and ownership of diverse projects
• Hybrid and flexible work schedule (2-3 days at the office)

Salary & Benefits

• Annual Salary Range: $42,450 – $44,170 (based on IPSA salary scale for Assistants)
• Paid sick/personal days and a generous vacation allotment
• Group insurance benefits plan

How to Apply

Please submit your application including the cover letter and a curriculum vitae (CV) using the following link: https://form.jotform.com/252385020666254

For inquiries about the position, please contact the World Congress and Events Director, Yee Fun Wong at: yee.fun.wong@ipsa.org

Assistant(e) au Congrès mondial et aux événements

Lieu : Montréal, Canada

Type : Temps plein (35 heures par semaine), octobre 2025 – septembre 2027 (possibilité de renouvellement)

À propos de l’IPSA

L’Association internationale de science politique (IPSA) est une organisation non gouvernementale internationale fondée en 1949 sous les auspices de l’UNESCO. Comptant des membres dans le monde entier, l’IPSA favorise le développement global de la science politique, encourage la collaboration académique et soutient des activités qui renforcent la discipline à l’échelle internationale. L’IPSA organise un Congrès mondial biennal de science politique, ainsi que des conférences académiques, ateliers, écoles d’été, et fournit des ressources et services aux chercheurs à toutes les étapes de leur carrière.

Aperçu du poste

Le Secrétariat de l’IPSA est à la recherche d’un(e) assistant(e) motivé(e) et rigoureux(se) pour appuyer l’organisation du Congrès mondial de science politique de l’IPSA et d’autres événements. Le ou la candidat(e) retenu(e) contribuera à la planification et à la réalisation de ces événements. Le poste implique de communiquer efficacement avec les participants et les partenaires, ainsi que de fournir un soutien logistique. Cette fonction constitue une excellente occasion d’acquérir une expérience en gestion d’événements internationaux tout en contribuant à des initiatives académiques de haut niveau.

Responsabilités principales

• Fournir un soutien administratif et logistique pour l’organisation du Congrès mondial et d’autres événements de l’IPSA.
• Gérer les communications avec les participants, y compris répondre aux demandes d’information et préparer des documents officiels (par ex. : lettres d’invitation et de participation, certificats).
• Contribuer aux mises à jour des sites web des événements, des systèmes d’inscription et des bases de données des participants.
• Appuyer les processus d’inscription, incluant la documentation des participants, les paiements, les demandes de remboursement et les annulations.
• Participer à l’administration des bourses de voyage, prix et programmes spéciaux.
• Aider à la préparation des documents liés aux événements tels que les badges des délégués, les listes de participants et les trousses d’information.

• Appuyer la collecte et l’analyse des commentaires des participants par le biais de sondages et d’évaluations des événements.
• Collaborer avec le personnel de l’IPSA, les partenaires locaux et les fournisseurs de services afin d’assurer le bon déroulement des activités.

Qualifications

• Bilinguisme français-anglais avec d’excellentes compétences en communication orale et écrite (la maîtrise d’autres langues constitue un atout).
• Diplôme postsecondaire (DEC ou BAC) dans un domaine pertinent (gestion d’événements, communication, science politique ou domaine connexe).
• Minimum de deux ans d’expérience professionnelle en organisation d’événements, coordination de projets ou administration.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et de Google Suite.
• Familiarité avec les outils numériques et les bases de données; aisance avec l’adoption de nouvelles technologies.
• Expérience dans la mise à jour de sites web ou de systèmes d’inscription en ligne (un atout).
• Excellentes aptitudes organisationnelles, communicationnelles et interpersonnelles.
• Grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Capacité à assumer ses responsabilités de façon autonome, tout en sachant quand solliciter du soutien.

Ce que nous offrons

• Un rôle stimulant au sein d’une organisation internationale, idéal pour les personnes dynamiques qui aiment évoluer dans un environnement actif et productif.
• Un milieu de travail collaboratif avec une équipe soudée et dévouée.
• Des occasions d’autonomie et de prise en charge de projets variés.
• Horaire hybride et flexible (2 à 3 jours au bureau).

Salaire et avantages sociaux

• Échelle salariale annuelle : 42 450 $ – 44 170 $ (selon l’échelle salariale de l’IPSA pour les postes d’assistant).
• Journées de congé maladie/personnelles payées et généreux congés annuels.
• Régime d’assurance collective.

Comment postuler

Veuillez soumettre votre candidature, incluant une lettre de motivation et un curriculum vitae (CV), en utilisant le lien suivant : https://form.jotform.com/252385020666254.

Pour toute question concernant ce poste, veuillez contacter la Directrice du Congrès mondial et des événements, Yee Fun Wong, à l’adresse suivante : yee.fun.wong@ipsa.org

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