IPSA Administrative Assistant

IPSA Administrative Assistant

Publication date: Wed, 27 Aug 2025

Location

Montréal, Canada

Type

Full-time (35 hours per week), October 2025 – September 2027 (possibility of renewal)

About IPSA

The International Political Science Association (IPSA) is an international non-governmental organization founded in 1949 under the auspices of UNESCO. With members from all over the world, IPSA advances the global development of political science, promotes academic collaboration, and supports activities that strengthen the discipline worldwide. IPSA organizes a biennial World Congress of Political Science, academic conferences, workshops, summer schools, and provides resources and services to scholars at all career stages. 

Position Overview

The IPSA Secretariat is seeking a versatile and motivated Administrative Assistant to join its team based in Montréal, Canada. The successful candidate will provide essential support for the Secretariat’s daily operations and contribute to various special projects arising from IPSA’s Strategic Plan for 2023–2027. This administrative role involves organizational and communication tasks and offers the chance to contribute to international academic initiatives.

Key Responsibilities:

  • Assist the Secretariat team with various daily administrative functions, data entry, and database updates.
  • Manage general and membership inboxes; respond to email inquiries from members and partners.
  • Draft, format, and edit letters, reports, presentations, and meeting minutes.
  • Participate in the implementation of new IPSA initiatives, such as outreach and training programs.
  • Organize, update and digitalize IPSA’s physical archives.
  • Support website updates.
  • Assist with other administrative duties as required.

Qualifications:

  • Bilingual in French and English with excellent written and verbal communication skills (other languages are an asset)
  • Post-secondary diploma (DEC or BAC) in a relevant discipline (MA an asset)
  • A minimum of two years of administrative and customer service experience
  • High level of proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) and Google Suite
  • Familiarity with digital tools and databases; comfort with adopting new technologies
  • Experience with website updates (an asset)
  • Excellent organizational, communication, and interpersonal skills
  • Attention to detail and problem-solving skills
  • Ability to carry out job responsibilities with minimal supervision while knowing when to escalate and seek supervisory assistance

What we offer:

  • A stimulating role within an international organization, ideal for those who thrive in fast-paced settings and enjoy active, productive days
  • A supportive work environment with a close-knit, dedicated team
  • Opportunities for independence and ownership of diverse projects
  • Hybrid and flexible work schedule (2-3 days at the office)

Salary & Benefits

  • Annual Salary: $42,450 – $44,170 (based on IPSA salary scale for Assistants)
  • Paid sick/personal days and a generous vacation allotment
  • Group insurance benefits plan

How to Apply

Please submit your application by September 19, including the cover letter and a curriculum vitae (CV), through the following link: https://ca.indeed.com/job/administrative-assistant-67ad70fc56e8e5c4

For inquiries about the position, please contact the Administrative Director, Ekaterina Kuzmenko at: ekaterina.kuzmenko@ipsa.org.

Adjoint(e) administratif(ve)

Lieu :

Montréal, Canada

Type : 

Temps plein (35 heures par semaine), octobre 2025 – septembre 2027 (possibilité de renouvellement)

À propos de l’AISP

L’Association internationale de science politique (AISP) est une organisation non gouvernementale internationale fondée en 1949 sous les auspices de l’UNESCO. Avec des membres issus de plus de 100 pays, l’AISP contribue au développement mondial de la science politique, favorise la collaboration académique et soutient des activités visant à renforcer la discipline à l’échelle internationale. L’AISP organise un Congrès mondial de science politique tous les deux ans, ainsi que des conférences, ateliers, écoles d’été, et elle publie également des revues scientifiques de premier plan. L’association offre des ressources et des services aux chercheurs et chercheuses en science politique à toutes les étapes de leur carrière.

Aperçu du poste

Le Secrétariat de l’AISP est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) polyvalent(e) et motivé(e) pour rejoindre son équipe basée à Montréal. La personne retenue apportera un soutien essentiel aux opérations quotidiennes du Secrétariat et contribuera à divers projets spéciaux découlant de son Plan stratégique 2023 -2027. Le poste comprend des tâches administratives, organisationnelles et de communication, et offre l’occasion de participer à des initiatives académiques internationales.

Responsabilités principales 

  • Appuyer l’équipe du Secrétariat dans diverses fonctions administratives quotidiennes, y compris la saisie de données et la mise à jour des bases de données.
  • Gérer les courriels généraux et ceux liés à l’adhésion; répondre aux demandes des membres et partenaires.
  • Rédiger, mettre en forme et réviser des lettres, rapports, présentations et procès-verbaux.
  • Participer à la mise en œuvre de nouvelles initiatives de l’AISP, telles que des programmes de rayonnement et de formation.
  • Organiser, mettre à jour et numériser les archives physiques de l’AISP.
  • Contribuer à la mise à jour du site web.
  • Exécuter d’autres tâches administratives au besoin.

Qualifications

  • Bilinguisme français–anglais avec d’excellentes compétences écrites et orales (la connaissance d’autres langues est un atout)
  • Diplôme d’études collégiales (DEC) ou baccalauréat dans un domaine pertinent (la maîtrise est un atout)
  • Minimum de deux ans d’expérience en administration et en service à la clientèle
  • Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et de la suite Google
  • Familiarité avec les outils numériques et bases de données; aisance à adopter de nouvelles technologies
  • Expérience en mise à jour de sites web (un atout)
  • Excellentes aptitudes organisationnelles, de communication et relationnelles
  • Souci du détail et bonnes capacités de résolution de problèmes
  • Capacité à assumer ses responsabilités avec un minimum de supervision tout en sachant quand solliciter de l’aide ou une validation

Ce que nous offrons

  • Un rôle stimulant au sein d’une organisation internationale, idéal pour les personnes qui s’épanouissent dans des environnements dynamiques et apprécient des journées actives et productives
  • Un milieu de travail convivial au sein d’une équipe engagée et collaborative
  • Des occasions d’autonomie et de prise en charge de projets variés
  • Un horaire hybride et flexible (2-3 jours en présentiel)

Salaire et avantages sociaux

  • Salaire annuel : 42 450 $ – 44 170 $ (selon l’échelle salariale de l’AISP pour les adjoints(es)
  • Journées de congé de maladie ou personnelles payées et allocation de vacances généreuse
  • Régime d’assurances collectives

Comment postuler

Veuillez soumettre votre candidature d’ici le 19 septembre, incluant une lettre de motivation et un curriculum vitæ (CV), en utilisant le lien suivant : https://ca.indeed.com/job/administrative-assistant-67ad70fc56e8e5c4

Pour toute question concernant le poste, veuillez communiquer avec la Directrice administrative, Ekaterina Kuzmenko, à l’adresse suivante : ekaterina.kuzmenko@ipsa.org.